Digitale Signaturen statt Papierkram und Dokumentensuche

Wie elektronische Unterschriften die Verwaltung im Gesundheitswesen revolutionieren könnten

Gerade wenn es um die Gesundheit geht, sind emotionale und formale Anforderungen an den Datenschutz besonders hoch; gleichzeitig besteht aber der enormer Bedarf und Anspruch, die Digitalisierung voranzubringen. Die elektronische Signatur bietet hier die Möglichkeit beinahe jeden Vorgang schnell, sicher und rechtskonform abzubilden, wodurch sich erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen lassen.

XiTrust und ACONSITE kooperieren in Beratungsprojekten für die gemeinsamen Kunden aus dem Gesundheitswesen. Im Rahmen der Veranstaltung „E-signed by MOXIS 2025“ der XiTrust hatte Jochen Endreß, verantwortlich für Beratung und Vertrieb bei der ACONSITE die Gelegenheit von Simon Scheibelmasser zu erfahren, welche Faktoren es braucht, um Skeptiker zu überzeugen und die Vorteile der digitalen Signatur nicht nur im Gesundheitswesen gezielt zu kommunizieren und nutzbar zu machen.

Herr Scheibelmasser, Sie haben 2025 Ihre Masterarbeit am Campus 02 in Graz dem Thema „Der Wert der elektronischen Signatur in Digitalisierungsprozessen“ am Beispiel eines Vertragsmodells im Zuge des Abschluss Ihres Studiums der Informationstechnologien und Wirtschaftsinformatik verfasst. Was hat Sie persönlich dazu bewegt, das Thema der qualifizierten elektronischen Signatur im Kontext der Digitalisierung von Vertragsprozessen zu erforschen?

Eine gute Frage! Ich denke, eine leichte Aversion gegen handschriftliche Tätigkeiten (lacht) sowie meine Praxiserfahrung im Umfeld der Digitalisierung waren auf jeden Fall der erste Schritt in die Themenwahl.

Entscheidungsträger:innen, auch in der öffentlichen Verwaltung und im Gesundheitswesen, stehen immer wieder vor der Herausforderung Einsparungspotenziale zu bestimmen. Oft greifen sie reflexartig auf die schnellste Einsparungsmaßnahme zurück: Personal. Ich wollte einen alternativen Weg aufzeigen, Ressourcen einzusparen. Zudem hat mich die geringe Anzahl an Arbeiten in dem Bereich mit tatsächlich verwendbaren, quantitativen Ergebnissen überzeugt, dass das Thema genau das richtige für mich war.

Auf welche Weise trägt Ihre Arbeit speziell zur Weiterentwicklung im Gesundheitswesen bei?

Aus meiner Sicht ermöglicht Sie einfache und transparente Entscheidungen für die Digitalisierung. Mit Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur können Unternehmen in der Gesundheitsbranche ihre Prozesse sowie die Datenqualität verbessern. Mehr Effizienz, weniger erlebte Bürokratie, weniger Papierchaos. Zudem helfen die quantifizierten Zeitersparnisse Entscheidungsträger:innen, Investitionen in Digitalisierung besser zu begründen.

Sie haben in Ihrer Untersuchung eine Monte Carlo Simulation genutzt, um den Wert der QES zu quantifizieren. Können Sie erläutern, warum gerade diese Methode für Ihre Fragestellung besonders geeignet ist?

Kurz: Ich wollte seriöse Ergebnisse. Die Monte Carlo Simulation ermöglicht es, komplexe Prozessvarianten mit unterschiedlichen Unsicherheiten realistisch abzubilden. Im Kontext von Vertragsprozessen sind viele Einflussfaktoren im Spiel. Durch Simulation kann man plausible Bandbreiten für Zeitersparnisse und Einsparungen modellieren, statt nur theoretisch zu schätzen. Das wiederum liefert fundierte Prognosen für die Praxis. Daher habe ich mich für diese Methode entschieden.

Welche konkreten Vorteile sehen Sie für Entscheidungsträger:innen durch die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur mithilfe einer E-Signatur-Lösung wie MOXIS?

Neben der erheblichen Zeitersparnis in Abläufen bietet die Einführung eines E-Signatur-Tools wie MOXIS vor allem Rechtssicherheit auf höchstem Niveau. Sie verringert Frustration und Fehlerquellen durch Medienbrüche. Entscheidungsträger:innen erhalten zudem zuverlässige Dokumentationen und können Prozesse digital transparenter steuern. Das stärkt nicht nur die interne Effizienz, sondern auch das Vertrauen der Kunden, Mitarbeitenden und Partner in die Professionalität von Leistungserbringern und Kostengträgern im Gesundheitswesen.

Wie unterstützt Ihre Arbeit Entscheidungsprozesse im Gesundheitswesen, um Digitalisierungsmaßnahmen evidenzbasiert voranzutreiben?

Durch die Kombination aus theoretischem Rahmen, empirischer Datengrundlage und Simulationsergebnissen schafft die Arbeit eine verlässliche Basis, um Kosten-Nutzen-Aspekte von digitalen Signaturen abzuwägen. Empfehlungen und quantifizierte Werte helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Digitalisierungsprojekte zielgerichtet zu planen. Das reduziert Risiken und fördert eine faktenbasierte sowie nachhaltige Innovationskultur.

Welche Herausforderungen und Hürden sollten Entscheider:innen bei der Implementierung von E-Signatur-Lösungen wie MOXIS aus Ihrer Sicht beachten?

Wichtig sind vor allem die Benutzerakzeptanz und die technische Integration in bestehende Systeme. Dabei gilt es, den ersten Schritt zu wagen und Prozesse zu digitalisieren. Schulungen anzubieten und Schnittstellen sauber zu gestalten ist dann der nächste Schritt, damit die Mitarbeitenden den Mehrwert der Signatur verstehen und keine unnötigen Hürden entstehen. Auch datenschutzrechtliche Vorgaben und die Sicherung der Signaturinfrastruktur verlangen sorgfältige Planung. Die Firma XiTrust unterstützt ihre Neukund:innen dabei durch Online-Schulungen und Q & A Sessions, die das Onboarding der ohnehin bereits äußerst intuitiven E-Signatur-Lösung MOXIS zum Kinderspiel machen.

Ihr Simulationsmodell beziffert Zeitersparnisse in Euro. Wie können diese Einsparungen im Alltag pragmatisch interpretiert werden?

Die eingesparte Zeit bedeutet konkret mehr Kapazitäten für Kernaufgaben, schnellere Bearbeitungen von Anträgen und weniger administrative Engpässe. Rechnet man Personalkosten und Prozesskosten hoch, lässt sich mit der Einführung einer digitalen Signaturlösung wie MOXIS ein klarer wirtschaftlicher Vorteil erzielen. Diese Effizienzgewinne kommen schlussendlich den Versicherten zugute, und zwar aufgrund schnellerer und zuverlässigerer Abläufe. Im Perspektivwechsel hin zu den Mitarbeitenden bietet die Zeitersparnis die Chance, den Kern des eigenen Berufes, die Fürsorge für die Menschen, wieder deutlicher in den Mittelpunkt stellen zu können.

Welche Bedeutung hat der rechtliche Rahmen, wie etwa die eIDAS-Verordnung, für die Akzeptanz und den Einsatz (qualifizierter) elektronischer Signaturen in öffentlichen Einrichtungen?

Die eIDAS-Verordnung verleiht digitalen Signaturen höchste Rechtssicherheit. Für öffentliche Institutionen im Gesundheitswesen ist das ein großer Vorteil, weil die elektronische Unterschrift genauso verbindlich wie eine handschriftliche gilt. Das schafft Vertrauen bei allen Beteiligten und erleichtert die rechtssichere digitale Kommunikation erheblich.

Wie schätzen Sie die künftige Entwicklung der Digitalisierung in Verwaltungsprozessen im Gesundheitsbereich ein? Welche Empfehlungen geben Sie Entscheidungsträger:innen mit auf den Weg?

Ich sehe eine stetige Verschiebung hin zu umfassend digitalisierten Prozessen, die Effizienz, Transparenz und Nutzerfreundlichkeit vereinen. Entscheidend ist, dass die Digitalisierung nicht Selbstzweck bleibt, sondern echte Mehrwerte schafft – vor allem durch Sicherheit, Nachhaltigkeit und Transparenz. Mein Rat an Entscheidungsträger:innen ist, Schritt für Schritt bewährte Lösungen wie MOXIS innerhalb der Betriebe zu etablieren und dabei die Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen, um Akzeptanz und nachhaltigen Erfolg sicherzustellen.

Unser Gespräch zeigt, dass die Digitalisierung auch im hoheitlich geprägten Gesundheitssektor große Chancen eröffnet, die weit über bestehende gesetzliche Vorgaben hinausgehen. Vorausgesetzt, dass technologische Möglichkeiten wie die elektronische Signatur richtig eingesetzt und Akzeptanzhürden bewusst adressiert werden. Hierbei liegt der Schlüssel darin, Transparenz zu schaffen, Vorteile klar zu kommunizieren und gemeinsam Erfahrungen zu sammeln. So lassen sich Vorbehalte abbauen und digitale Prozesse nachhaltig im Alltag etablieren. Herr Scheibelmasser, ich bedanke mich herzlich für das inspirierende Gespräch und die spannenden Einblicke in ein zukunftsweisendes Thema.

Wenn auch Sie Lust darauf bekommen haben, digital zu unterschreiben, dann holen Sie sich doch einfach Ihren ganz persönlichen MOXIS Zugang, und zwar direkt bei Ihrem ACONSITE-Berater oder unter MOXIS – die beste Lösung für die E-Signatur | Jetzt Demo buchen!

Über die ACONSITE

Die Aconsite AG ist Branchenspezialist für die wertorientierte Beratung von Krankenkassen, Kassenärztlichen- und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen, Leistungserbringern und Unternehmen des Gesundheits-, Sozial- und Pflegemanagements. Das Leistungsportfolio umfasst die Kompetenzfelder Strategie, Geschäftsprozessmanagement, Finanzmanagement/Controlling, Markt- und IT- sowie Human-Resource-Management. Zur Umsetzung der IT-Projekte komplettiert die Aconsite AG als Systemhauspartner ihren ganzheitlichen Beratungsansatz durch Konzeptions-, Implementierungs- und Supportleistungen. Von ihren Standorten in Deutschland und der Schweiz aus betreut Aconsite über 120 Unternehmen und Institutionen; insgesamt wurden seit der Unternehmensgründung mehr als 1.400 Projekte erfolgreich abgeschlossen.

Über XiTrust

XiTrust zählt mit über zwei Jahrzehnten Branchenerfahrung zu den führenden Anbietern elektronischer Signaturen im DACH-Raum. Unser vorrangiges Ziel ist es, Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung zu begleiten und zukunftssicher aufzustellen. Mit der E-Signatur Plattform MOXIS bietet XiTrust eine innovative Lösung zur digitalen Abbildung von Unterschriftenprozessen und Workflows. MOXIS erfüllt sämtliche Anforderungen der Verordnungen eIDAS und ZertES und gewährleistet die DSGVO-konforme Verwaltung und Speicherung von Daten. Mit unserer Technologie können sämtliche Dokumente einfach, schnell und zu 100 % rechtsgültig digital unterschrieben werden. Dabei steht unsere Lösung nicht nur für Effizienz und optimierte Prozesse, sondern fördert auch aktiv die Nachhaltigkeit von Unternehmen.