Digitalisierung im Gesundheitswesen: Wie digitale Signaturen Kosten senken können!

Digitalisierung ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Das gilt natürlich auch für das Gesundheitswesen. Während bestehende Systemarchitketuren, Denkmuster und rechtliche Anforderungen die Umsetzung oft erschweren, bieten digitale Signaturen bereits heute enorme Chancen. So können Prozesse effizienter, sicherer und kundenfreundlicher gestaltet werden. Gerade für interne Prozesse lohnt sich ein genauer Blick auf die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten auch in regulierten Geschäftsbereichen.

Warum digitale Signaturen?

Digitale Signaturen sind weit mehr als nur ein Ersatz für die handschriftliche Unterschrift. Sie ermöglichen es, Unterschriftsprozesse vollständig digital abzubilden – von internen Freigaben über Antragstellungen bis hin zu Vertragsabschlüssen. Das bringt gleich mehrere Vorteile:

• Prozess-Sicherheit: Ist die Zahlungsanweisung in der E-Mail-Anlage echt? Stimmen die Angaben zur neuen Bankverbindung des Lieferanten? In Zeiten von Deep-Fakes und KI-gestützten Manipulationsversuchen nimmt das Sicherheitserfordernis für alle Prozesse zu.
  
• Zeitgemäßes Arbeiten: Spätestens seit der Pandemie hat das verteilte, mobile Arbeiten an Bedeutung gewonnen. Home-Office und mobiles Arbeiten gehören zum Standard. Doch wie gelangt die traditionelle Unterschriftenmappe an die Wohnadressen der Genehmiger? Hier ist die digitale Signatur der Game-Changer.
• Schnellere Durchlaufzeiten: Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, per Post oder eingescannt per Mail verschickt werden. Mit wenigen Klicks ist der Prozess abgeschlossen – oft in Minuten statt Tagen.
• Höhere Prozessqualität: Digitale Workflows sorgen dafür, dass Signaturen immer an der richtigen Stelle landen. Medienbrüche (wie etwa der Wechsel zwischen Papier und E-Mail) werden vermieden und somit Fehlerquellen und Manipulationsmöglichkeiten minimiert.
• Kosteneinsparungen: Weniger Papier, Porto und manuelle Nachbearbeitung bedeuten geringere Prozessdurchlaufkosten.

Studie zu den Prozessdurchlaufkosten: Mit und ohne digitale Signatur

Ein typischer Signaturprozess ohne digitale Unterschrift umfasst mehrere Schritte: Dokument drucken, unterschreiben, scannen, verschicken, archivieren. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und Geld. Aktuelle Studien auf Basis großer Datenmengen zeigen, dass die Kosten pro Vorgang ohne digitale Signatur im Mittel bei € 58,70 liegen könnenⁱ, – je nach Komplexität und Anzahl der Beteiligten liegen die Kosten auch höher.

Mit einer digitalen Signaturlösung sinken diese Kosten drastischⁱⁱ. Die Bearbeitung erfolgt direkt im System, die Archivierung ist automatisiert, und der gesamte Prozess ist nachvollziehbar dokumentiert.

Interne und externe Anwendungsfälle

Digitale Signaturen sind jedoch nicht ausschließlich für externe Prozesse wie Vertragsabschlüsse oder die Kommunikation mit Kunden relevant. Gerade intern bieten sie ein rasch zu hebendes enormes Potenzial:

• Prozesse im HR-Bereich: Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Zeugnisse, Freigaben für Gehaltsläufe – alles kann digital und rechtssicher unterschrieben werden.
• Planung, Genehmigung und Zahlungsanweisung: Budgetanträge und Genehmigungen, Rechnungsfreigaben und Zahlungsanweisungen lassen sich digital schnell und von jedem Ort aus prozesssicher und dokumentiert vornehmen.
• Umlaufbeschlüsse: egal ob strategische oder operative Entscheidung, oftmals werden schnell mehrere Unterschriften benötigt. Sonst könnte man ja auch die nächste Gesellschafter- oder Verwaltungsratssitzung abwarten.
• Archivierung: Digitale Dokumente lassen sich rasch ablegen, Suchzeiten und Papierberge entfallen.
• Externe Kommunikation: Ob Arbeitsverträge oder Nachträge, Dienstleistungsverträge mit Partnern, Leistungsdokumente, Kostenerstattungen oder Einwilligungserklärungen – Ihre Kunden, Partner und die eigene Organisation profitieren von schnellen, unkomplizierten und dennoch sicheren Abläufen.

Signaturen als digitale Chance – auch bei KVen, KZVen und GKVen?

Oftmals werden Signaturen nur dort eingesetzt, wo sie gesetzlich vorgeschrieben sind um „Papierprozesse“ digitalisieren zu können. Doch die weiterreichenden Vorteile digitaler Signaturen liegen auf der Hand. Wer jetzt in moderne Lösungen investiert, profitiert von effizienteren Abläufen, zufriedeneren Mitarbeitenden, Partnern und Kunden, reduziert Risiken der „Digitalisierung per Hand“, erhöht die wechselseitige Verbindlichkeit und hat obendrein deutlich geringere Kosten.

Entscheider:innen sollten sich mit den Möglichkeiten digitaler Signaturen vertraut machen und prüfen, wie die Mitarbeitenden und Prozesse im eigenen Haus davon profitieren können. Ein Blick über den Tellerrand – etwa auf die Erfahrungen anderer Branchen – kann dabei helfen, neue Potenziale zu erschließen.

Denn nur wer die Digitalisierung für interne und externe Prozesse aktiv (mit-)gestaltet, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und macht das eigene Unternehmen zukunftsfit.

Über die ACONSITE

Die Aconsite AG ist Branchenspezialist für die wertorientierte Beratung von Krankenkassen, Kassenärztlichen- und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen, Leistungserbringern und Unternehmen des Gesundheits-, Sozial- und Pflegemanagements. Das Leistungsportfolio umfasst die Kompetenzfelder Strategie, Geschäftsprozessmanagement, Finanzmanagement/Controlling, Markt- und IT- sowie Human-Resource-Management. Zur Umsetzung der IT-Projekte komplettiert die Aconsite AG als Systemhauspartner ihren ganzheitlichen Beratungsansatz durch Konzeptions-, Implementierungs- und Supportleistungen. Von ihren Standorten in Deutschland und der Schweiz aus betreut Aconsite über 120 Unternehmen und Institutionen; insgesamt wurden seit der Unternehmensgründung mehr als 1.400 Projekte erfolgreich abgeschlossen.

Über XiTrust

XiTrust zählt mit über zwei Jahrzehnten Branchenerfahrung zu den führenden Anbietern elektronischer Signaturen im DACH-Raum. Unser vorrangiges Ziel ist es, Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung zu begleiten und zukunftssicher aufzustellen. Mit der E-Signatur Plattform MOXIS bietet XiTrust eine innovative Lösung zur digitalen Abbildung von Unterschriftenprozessen und Workflows. MOXIS erfüllt sämtliche Anforderungen der Verordnungen eIDAS und ZertES und gewährleistet die DSGVO-konforme Verwaltung und Speicherung von Daten. Mit unserer Technologie können sämtliche Dokumente einfach, schnell und zu 100 % rechtsgültig digital unterschrieben werden. Dabei steht unsere Lösung nicht nur für Effizienz und optimierte Prozesse, sondern fördert auch aktiv die Nachhaltigkeit von Unternehmen.

ⁱ S. Scheibelmasser 2025, Seite 41 ff
ⁱⁱ ebenda